Operationele planning is een veelgebruikte term in onze sector, maar wat houdt het precies in? En nog belangrijker, hoe implementeer je het op de juiste manier in je organisatie? Operationele planning is een onderdeel van je strategisch plan. Op dagelijkse basis zal je operationele plan je helpen om je strategische plan te bereiken met kortetermijndoelstellingen die de grotere strategische doelstellingen ondersteunen. Een duidelijk en helder operationeel plan heeft grote voordelen voor je bedrijf. Als je bedolven bent onder dagelijkse uitdagingen en operationele zaken, verlies je misschien het overzicht. Je operationele plan zal je helpen om je doelen duidelijk te houden en nooit te vergeten waar je met je team aan werkt. Het zal je helpen om prioriteiten te stellen en dicht bij je strategie te blijven. Maar er zijn een paar principes die je in gedachten moet houden bij het ontwerpen van je operationele plan:
Principe 1: Vergeet je strategisch plan niet! Operationele planning en strategische planning gaan hand in hand. Het is belangrijk dat je een strategisch plan opstelt met een duidelijke visie, richting en doelstellingen voor je organisatie. Laat je topmanagement goed gedefinieerde doelen stellen voor je organisatie. Wat willen ze bereiken, welke KPI's zijn belangrijk, hoe ga je deze doelen bereiken...? Dit zijn vragen waarmee je rekening moet houden in je strategie. Communiceer deze doelen vervolgens met elke afdelingsmanager, zodat zij naar dezelfde doeloptimalisatie kunnen toewerken.
Principe 2: Zie je operationeel plan als een onderdeel van je bedrijfscultuur De meeste organisaties behandelen hun operationeel plan als een louter financieel instrument. Dat is niet de juiste manier! Behandel uw operationeel plan als een strategisch managementinstrument waarin uw management realistische doelstellingen kan bepalen. Laat de afdelingsmanagers hun eigen plannen maken en incentive-compensaties koppelen aan hun prestaties (Bottom up benadering) om de vooraf gedefinieerde doelstellingen door het topmanagement (Top down benadering) te bereiken. Op deze manier zullen alle afdelingen deelnemen aan het proces en duidelijk begrijpen wat de gemeenschappelijke doelen zijn. Dit vergroot de verantwoording en effectieve informatie-uitwisseling, maar ook de betrokkenheid en inzet van uw medewerkers.
Principe 3: Maak je klaar voor driver based planning Als management kun je richtlijnen opstellen voor je strategisch plan, maar het is belangrijk dat je hele organisatie zich bewust is van deze richtlijnen. De drivergebaseerde planning is een managementoefening waarbij uw management allerlei veronderstellingen opsomt om de vooraf bepaalde doelen te bereiken. De drivers, je medewerkers, zijn de pijlers op basis waarvan de aannames worden bepaald. Maak een sjabloon of planningsmodel dat alle drijfveren van je organisatie omvat.
Principe 4: Besteed je tijd verstandig Tijd is geld, is een bekende uitdrukking die ook in deze context van toepassing is. Je operationele planning moet in een specifiek tijdsbestek worden opgesteld om de relevantie ervan te garanderen. Voor grote organisaties is het maken van een operationeel plan voor elke afdeling een tijdrovende taak. Het is aan te raden om een operationeel plan te maken voor afdelingen waar je organisatie baat bij heeft. Dat wil zeggen, afdelingen die een significante impact hebben op inkomsten, kosten of winst. Dit zal je organisatie helpen om efficiënt de juiste resultaten te behalen.
Principe 5: Blijf up-to-date met al je gegevens Een plan is alleen succesvol als het flexibel is om te veranderen. Daarom is het aan te raden om door middel van rolling forecasts op de hoogte te blijven van de laatste interne en externe veranderingen in je omgeving. Controleer je rolling forecast regelmatig samen met je jaarplanning om er zeker van te zijn dat je plan de laatste scenario's weergeeft. Houd je gegevens en analyses centraal georganiseerd op één platform. Zo verlies je geen tijd met het zoeken naar de laatste informatie. Conclusie Het doel van operationele planning is om iedereen in je organisatie, van directie tot managers tot werknemers, een duidelijke beschrijving te geven van hun taken en verantwoordelijkheden om de langetermijndoelen uit het strategisch plan te bereiken. Deze principes zullen je helpen bij het definiëren van de doelstellingen van je operationele plan. Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Aexis is een expert in Corporate Performance Planning en kan uw organisatie helpen met het maken van een operationeel plan. Onze expert Christian Pauwels helpt je hier graag bij! Neem contact op met Christian voor meer informatie.
